n8n vs. Zapier vs. Make — Self-Hosted vs Cloud Workflow Automation 2026

Workflow-Automation ist das Fundament moderner KMU-Infrastruktur. Dieser Leitfaden hilft dir zu verstehen, welche Plattform für deine spezifische Situation richtig ist.

Die drei Abrechnungsmodelle verstehen

Die Plattformen berechnen KOMPLETT unterschiedlich. Das ist der wichtigste Unterschied.

Zapier: Task-basiertes Abrechnungsmodell

Ein Task = Eine Aktion im Workflow

Ein einzelner Workflow mit Trigger + 2 Bedingungen + 2 Aktionen = bis zu 5 Tasks pro Ausführung.

Beispiel:
1. Trigger: Neuer Lead in Salesforce = 1 Task
2. Bedingung: IF Lead-Wert > $5000 = 1 Task
3. Aktion: Erstelle in Google Sheets = 1 Task
4. Aktion: Sende Slack = 1 Task
─────────────────────────────────────
Total pro Ausführung: 4 Tasks

Bei 250 Leads/Monat = 1.000 Tasks/Monat
Dieser einfache Workflow kostet dich bereits $29.99/Monat (Starter-Plan)

Preisstruktur:

Die Falle bei Zapier:

• Jede Verzweigung kostet Tokens
• Fehlerbehandlung = Extra Tasks
• Datentransformation = Extra Tasks
• Ein Workflow mit komplexer Logik kann leicht 10+ Tasks pro Run verbrauchen

Make (ehemals Integromat): Operation-basiert

Eine Operation = Ein API-Call oder Daten-Transformation

Webhooks kosten NICHTS. Nur echte Operationen.

Gleicher Workflow:
1. Trigger: Webhook = 0 Operations
2. Parse JSON = 1 Operation
3. HTTP zu Salesforce = 1 Operation
4. Bedingung auswerten = 0 Operations
5. Erstelle in Google Sheets = 1 Operation
6. Sende Slack = 1 Operation
─────────────────────────────────────
Total pro Ausführung: 4 Operations

Bei 250 Ausführungen/Monat = 1.000 Operations/Monat
Kostet: Kostenlos (Free Plan hat 1.000 Ops)

Preisstruktur:

Vorteil: Webhook-basierte Automationen sind praktisch kostenlos.

n8n: Execution-basiert (selbstgehosted kostenlos)

Eine Execution = Ein Workflow-Run, egal wie viele Nodes

Gleicher Workflow:
- 1 Execution = kompletter Workflow unabhängig von Node-Anzahl
- 250 Leads/Monat = 250 Executions

Kosten bei Self-Hosted: €0
Kosten bei Cloud-Free: €0 (1.000 Executions/Monat gratis)

Preisstruktur:

Echte Kostenszenarien: Was zahlst du wirklich?

Szenario 1: Einfacher Salesforce → Sheets Workflow

Anforderung:

• Trigger: Lead in Salesforce
• Aktion: In Google Sheets hinzufügen
• Frequenz: 100 Leads/Monat

Zapier:

• 100 Leads × 2 Tasks (Trigger + Aktion) = 200 Tasks
• Free Plan (100 Tasks) reicht NICHT
• Starter Plan: $29.99/Monat

Make:

• 100 Leads × 1 Operation = 100 Operations
• Free Plan (1.000 Ops) reicht locker
• Kosten: €0/Monat

n8n Cloud:

• 100 Executions
• Free Plan (1.000 Executions) reicht locker
• Kosten: €0/Monat

n8n Self-Hosted:

• Kosten: €0/Monat + einmalig ~€50 Server-Setup

Gewinner: Make oder n8n (beide kostenlos). Zapier ist 30x teurer für diesen Use Case!

Szenario 2: KMU mit mehreren Workflows (5.000 Executions/Monat)

Anforderung:

• 10 Workflows
• 5.000 Executions/Monat
• Durchschnitt 4 Nodes pro Workflow (einige mit Branching)
• = ~15.000-20.000 Task-Äquivalente bei Zapier

Zapier:

• 20.000 Tasks/Monat
• Professional Plan (2.000) reicht NICHT
• Muss Team Plan nehmen: €799+/Monat

Make:

• 5.000 × durchschnittliche Operations
• Realistically: ~7.500-10.000 Operations/Monat
• Standard Plan (100.000): €29/Monat

n8n Cloud:

• 5.000 Executions direkt
• Cloud Pro (2.500): €22/Monat + überschreitet dann
• Total: ~€40-50/Monat

n8n Self-Hosted:

• Server-Kosten: €10-20/Monat (Contabo, Hetzner)
• Wartung: 1h/Monat (€20-50)
• Total: €30-70/Monat

Gewinner: Make (€29) oder n8n Self-Hosted (€30-70). Zapier kostet 15x mehr!

Szenario 3: Enterprise mit High-Volume

Anforderung:

• 50+ Workflows
• 100.000 Executions/Monat
• Komplexe Logik (viele Branches, Error Handling)

Zapier:

• 200.000+ Tasks geschätzt
• Team Plan (50.000) reicht nicht
• Enterprise (Custom): €2.000-5.000+/Monat

Make:

• 100.000-150.000 Operations
• Pro Plan (1.000.000): €99/Monat

n8n Self-Hosted:

• Hardware: €100-500/Monat (dedicated Server)
• DevOps Wartung: 5h/Monat (€200+)
• Total: €300-700/Monat

Gewinner: Make (€99). Zapier unmöglich teuer.

Feature-Vergleich: Was kannst du wirklich machen?

Nodes/Module verfügbar

Praktischer Vergleich: Komplexer Workflow

Szenario: Email empfangen → Klassifizieren (AI) → Routing basierend auf Klassifikation → Verschiedene Output-Kanäle

Zapier-Architektur:

Trigger (Email): 1 Task
Parse Email: 1 Task
Call OpenAI: 1 Task
Formatter für Response: 1 Task
IF Blocked → Google Forms: 2 Tasks
ELSE Bug → GitHub Issue: 2 Tasks
ELSE Feature → Airtable: 2 Tasks
─────────────────────────
Total: ~10 Tasks pro Email
100 Emails/Monat = 1.000 Tasks = $29.99/Monat (minimum)

Make-Architektur:

Webhook (Email): 0 Operations
Parse: 1 Operation
OpenAI Call: 1 Operation
Router Decision: 0 Operations
Output A: 1 Operation
Output B: 1 Operation
Output C: 1 Operation
─────────────────────────
Total: 5 Operations pro Email
100 Emails/Monat = 500 Ops = Kostenlos (Free Plan hat 1.000)

n8n-Architektur:

Webhook: 0 (kostenlos)
Parse: 1
OpenAI: 1
If-Node: 1
Routes: 3
─────────────────────────
Total: 1 Execution pro Email
100 Emails/Monat = 100 Executions
Self-Hosted: €0
Cloud: €0 (Free Plan)

Kosten für 100 Emails/Monat:

• Zapier: €29.99
• Make: €0
• n8n: €0

DSGVO und Datenschutz

n8n Self-Hosted (BESTE Option für DSGVO)

✅ Vollständige Compliance:

• Alle Daten bleiben auf deiner Infrastruktur
• NIEMALS zu Dritten übertragen
• Du hast 100% Kontrolle über Verschlüsselung
• Keine Speicherung bei n8n selbst

✅ Praktisch:

Docker auf lokalen Server:
├── Deine PostgreSQL (nur deine Daten)
├── n8n Core (Workflow Logic)
├── Redis (Queue Management)
└── Alle Daten fließen LOKAL

⚠️ Anforderung: Du brauchst einen Linux-Server (€10-50/Monat).

Make (Mittelmäßig für DSGVO)

⚠️ Probleme:

• Daten fließen durch Make-Server (USA/EU-Mix)
• Make speichert Logs (für Debugging)
• Ohne Enterprise-Plan: keine explizite EU Residency

✅ Lösungen:

• EU-DPA-Zusatz für €50-100/Monat
• Business Plan: EU-Hosting möglich
• Besser als Zapier, aber immer noch nicht ideal

Zapier (Schlechteste Option für DSGVO)

❌ Kritische Probleme:

• Alle Daten fließen durch Zapier USA-Server
• Ohne Enterprise: keine DPA
• Speicherung in USA (Privacy Shield Fragen)
• Für Kundendaten: NICHT geeignet

✅ Nur mit Enterprise-Plan:

• Kosten: €2.000+/Monat
• Komplexe DPA-Verhandlung
• Immer noch keine EU-Residency Garantie

DSGVO-Ranking für Kundendaten:

1. n8n Self-Hosted (100% konform)
2. Make mit EU-DPA (75% konform)
3. n8n Cloud EU (70% konform)
4. Azure OpenAI (60%, nur bei richtigem Setup)
5. Zapier Enterprise (50%, sehr komplex)
6. Standard Zapier/Make Cloud (0%, nicht nutzbar für Kundendaten!)

KI-Integration: Alle Plattformen

n8n (BESTE KI-Integration)

Nativ unterstützt:
- OpenAI (GPT-4o, o3)
- Claude (Anthropic)
- Ollama (lokal!)
- Google Vertex AI
- Custom HTTP zu beliebigem LLM

Beispiel:
Claude Node:
  Input: {{$json.email_body}}
  Model: claude-opus-4-6
  Output: {{$json.classified_category}}

Vorteil: Du kannst jedes LLM verwenden, inklusive lokaler Modelle.

Make (Standard KI)

Unterstützt:
- OpenAI (native)
- Anthropic (HTTP Workaround)
- Google Gemini (HTTP)
- Custom APIs

Beispiel:
HTTP Module zu Claude:
  Header: Authorization
  Body: {model, messages}

Limitation: Nicht so nahtlos wie n8n, aber funktioniert.

Zapier (Begrenzte KI)

Unterstützt:
- OpenAI (Plugin)
- Anthropic (als HTTP)

Limitation:
- Jeder LLM Call = Extra Task-Kosten
- Keine lokalen Modelle

Beispiel-Kosten:

• 100 Emails mit AI-Klassifizierung
• 100 OpenAI Calls = 100 Zapier Tasks
• Plus: Parse + Route + Output = 400+ Tasks
• = €69.99/Monat (Professional Plan mindestens)

KI-Integration Ranking:

1. n8n (alle LLMs, lokal, transparent)
2. Make (OpenAI gut, andere HTTP Workaround)
3. Zapier (nur OpenAI, Task-kosten frustrierend)

Ökosystem und Integrationen

Anzahl der Integrationen

Die Wahrheit: Für die TOP 50 Business Apps (Salesforce, HubSpot, Stripe, Google, etc.) haben ALLE drei volle Integration. Die Unterschiede sind bei Nischen-Apps relevant.

Praktisches Beispiel:

• Brauchst du Zapier für Salesforce? Nein, n8n reicht.
• Brauchst du Zapier für ein Nischen-Tool? Vielleicht, aber wahrscheinlich kannst du auch HTTP verwenden.
• Brauchst du Zapier für viel Komplexität? NEIN, n8n oder Make sind billiger!

Self-Hosting Architektur-Vergleich

n8n Self-Hosted (Empfohlen)

Docker Swarm / Kubernetes:
├── n8n Container
│   ├── Workflows (in deiner DB)
│   ├── Credentials (encrypted)
│   └── Executions (lokal gespeichert)
├── PostgreSQL (n8n Datenbank)
├── Redis (Queue Management)
└── Deine Firewall (ALLES INNEN)

Setup-Zeit: 30 Minuten (Docker Compose) Maintenance: 1h/Monat (Updates, Monitoring) Kosten: €10-50 Server + deine Zeit Kapazität: Unbegrenzt (horizontale Skalierbarkeit)

Make Self-Hosted (Nicht möglich)

❌ Make bietet kein Self-Hosting an.

Zapier Self-Hosted (Nicht möglich)

❌ Zapier bietet kein Self-Hosting an.

Entscheidungsmatrix: Welche Plattform?

Wähle n8n (Self-Hosted), wenn…

Checkboxes:
☐ DSGVO/Kundendaten sind kritisch
☐ Volumen > 5.000 Executions/Monat (ROI für Self-Hosting)
☐ Team hat Linux/DevOps-Skills
☐ Budget ist klein, Zeit vorhanden
☐ Du willst KEINE monatliche SaaS-Abhängigkeit
☐ Lokale KI-Integration (Ollama) brauchst
☐ Unbegrenzte Automationen bauen wollen

Break-even: ~5.000 Executions/Monat

Wähle Make, wenn…

Checkboxes:
☐ Schneller Start ohne Tech-Setup
☐ Budget zwischen €20-100/Monat
☐ Volumen: 1.000-100.000 Operations/Monat
☐ Gutes Visual Routing brauchst
☐ Make-spezifische Integrationen (Figma, Airtable, etc.)
☐ DSGVO nicht kritisch (oder mit Enterprise-DPA)
☐ Cloud-Lösung bevorzugt

Sweet Spot: KMU mit moderaten Anforderungen

Wähle Zapier, wenn…

Checkboxes:
☐ Absolute Non-Technical User (gar keine DevOps)
☐ Nur sehr simple Automationen (< 5 Tasks)
☐ Großes Budget (€500+/Monat) vorhanden
☐ Brauchst größtes Integrations-Ökosystem
☐ Enterprise-Support ist Pflicht
☐ Technisches Setup ist kein Problem (zu teuer dafür)

Warnung: Zapier wird schnell teuer bei Komplexität!

Konkrete Empfehlungen nach Firmengröße

Startup / Freelancer (< €100/Monat Budget)

Best: n8n Cloud Free + später Self-Hosted

Monat 1-3:
- n8n Cloud Free
- 1.000 Executions kostenlos
- Test Workflows

Monat 4+:
- Self-Hosted auf Contabo (€4/Monat)
- Unbegrenzt Executions
- €0 SaaS-Kosten

KMU / Mid-Market (€100-500/Monat Budget)

Best: Make oder n8n Cloud

Option A: Make Standard (€29/Monat)
- 100.000 Operations
- Visueller Editor
- Gutes Ökosystem

Option B: n8n Cloud Pro (€22/Monat) + Self-Hosted Fallback (€20/Monat Server)
- Anfangen mit Cloud
- Später zu Self-Hosted skalieren
- Gesamtkosten ~€50/Monat

Enterprise (> €500/Monat Budget)

Best: n8n Self-Hosted + Make Backup

n8n Self-Hosted:
- Infrastruktur: €500/Monat
- DevOps Team: 1-2 FTE
- Vollständige Kontrolle
- Unbegrenzte Workflows

Make als Fallback:
- Pro Plan: €99/Monat
- Für wenn n8n Down ist
- Kritische Workflows duplizieren

Migrationsszenario: Von Zapier zu n8n/Make

Realistisches Szenario:

• 20 Workflows auf Zapier
• Monatliche Kosten: €300
• Migration Effort: 1-2 Tage

n8n Self-Hosted After:

• Server: €20/Monat
• Migration + Setup: 2 Tage (einmalig)
• Laufende Kosten: €20/Monat (statt €300)
• ROI: 1 Monat Break-Even, danach 90% Kostenersparnis

Migrations-Schritte:

1. Dokumentiere alle 20 Workflows (Zapier → Screenshot)
2. Setup n8n Self-Hosted (Docker Compose)
3. Recreate Workflows (1h pro Workflow durchschnittlich)
4. Test alle Integrations
5. Schalte Zapier ab

Fazit und Checkliste

Schnelle Entscheidungsregel

IF Kundendaten verarbeiten?
  → n8n Self-Hosted

ELSE IF Budget sehr klein?
  → n8n Cloud Free

ELSE IF Budget €20-100?
  → Make

ELSE IF Absolute Non-Technical und Budget unbegrenzt?
  → Zapier

ELSE:
  → n8n Self-Hosted

Final Checklist

• Geschätzte monatliche Ausführungen / Tasks
• Werden Kundendaten verarbeitet?
• Hat Team Linux-Knowledge?
• Budget verfügbar?
• Spezial-Integrationen erforderlich?
• Trial für Top 2 Optionen durchführen
• Kostenprognose für 12 Monate
• Entscheidung treffen und starten

Unsere Empfehlung für die meisten KMUs: Start mit Make (€29/Monat), migrate später zu n8n Self-Hosted wenn Volumen groß wird. Beste Kostenoptimierung.

Quellen und Links

• n8n
• Zapier
• Make