DSGVO Compliance Check für deinen AI Stack

# Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO
Verantwortlicher: [Dein Name/Firma]
Erstellt: 2026-03-21
Letzte Aktualisierung: [Datum]

## Verarbeitungsvorgänge

### 1. Chat-Prompts speichern (Ollama + Open WebUI)

| Feld | Beschreibung |
|------|------------|
| **Kategorien betroffener Personen** | Nutzer des Chat-Systems |
| **Kategorien personenbezogener Daten** | Prompts (Texte), IP-Adresse, Zeitstempel, ggf. Name |
| **Zweck der Verarbeitung** | KI-Assistenz bereitstellen, Nutzungserlebnis verbessern |
| **Rechtsgrundlage** | Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO (Vertrag) oder Abs. 1 Buchst. a) (Einwilligung) |
| **Empfänger** | Intern: Administratoren; Extern: keine (Ollama lädt Modelle von huggingface.co) |
| **Speicherdauer** | 3 Monate (dann automatisch löschen) |
| **Beschreibung der Sicherheit** | SSL/TLS, PostgreSQL Verschlüsslung, Zugriffskontrolle |
| **Besonderheiten** | Modelldownload erfolgt extern ohne Prompt-Versand |

### 2. n8n Workflow-Daten (Executions, Logs)

| Feld | Beschreibung |
|------|------------|
| **Kategorien betroffener Personen** | Kunden, deren Daten in Workflows verarbeitet werden |
| **Kategorien personenbezogener Daten** | Kundendaten (variabel je Workflow), Ausführungsergebnisse, Error Logs |
| **Zweck der Verarbeitung** | Automatisierung von Geschäftsprozessen |
| **Rechtsgrundlage** | Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO (Vertragserfüllung) |
| **Empfänger** | Intern: Administratoren; Extern: z.B. Email-Provider (wenn Workflow versendet) |
| **Speicherdauer** | 30 Tage (dann löschen gemäß Audit-Trail-Anforderungen) |
| **Beschreibung der Sicherheit** | PostgreSQL verschlüsselt, Execution Logs nach 30d löschen, Zugriffskontrolle |
| **Besonderheiten** | Sensitive Daten können in Error Logs landen → Regelmäßige Log-Löschung nötig |

### 3. Monitoring & System-Logs (Prometheus, Grafana)

| Feld | Beschreibung |
|------|------------|
| **Kategorien betroffener Personen** | Benutzer des Systems |
| **Kategorien personenbezogener Daten** | IP-Adressen, Request-URLs (können Nutzerdaten enthalten) |
| **Zweck der Verarbeitung** | Systemüberwachung, Sicherheit, Performance-Analyse |
| **Rechtsgrundlage** | Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| **Empfänger** | Administratoren nur |
| **Speicherdauer** | 7 Tage (Prometheus Retention) |
| **Beschreibung der Sicherheit** | Lokal gespeichert, Zugriff nur per Passwort |
| **Besonderheiten** | Falls öffentlich zugänglich: Sofort einschränken! |

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## Schritt 2: Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA, Art. 35)

Du brauchst eine DSFA wenn:
- KI-Systeme automatisch über Menschen entscheiden (Klassifikation, Filtering)
- Profiling mit Auswirkungen
- Massive Datenmengen verarbeitet

Datei: `dsgvo/dsfa-ai-stack.md`

### Template

```markdown
# Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
System: Local AI Stack (Ollama + n8n)
Datum: 2026-03-21
Erstellt von: [Dein Name]

## 1. Beschreibung der Verarbeitung

**Was**: Lokal gehostete KI-Anwendung mit Ollama (Mistral, Llama2, etc.)
**Wer**: KMU-Betreiber (Inhaber, Mitarbeiter)
**Wo**: Server auf der Firmeninfrastruktur (Docker Container)
**Daten**: Chat-Prompts, RSS-Feed-Inhalte, Kundenfeedback
**Output**: AI-generierte Zusammenfassungen, Klassifikationen

## 2. Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit

**Geschäftlicher Nutzen**:
- Automatisierte Customer Support (FAQ-Answering)
- Content Summarization (Zeit sparen)
- Feedback-Klassifikation (Priorisierung)

**Weniger invasive Alternativen geprüft**: Keine (Manuelle Verarbeitung wäre nicht praktikabel)

**Fazit**: Verhältnismäßig ✓

## 3. Risiken für Betroffene

| Risiko | Schweregrad | Auswirkung |
|--------|------------|-----------|
| **Datenleck**: Prompts durch Hacker geleakt | MITTEL | Preisgabe von Geschäftsgeheimnissen |
| **Model Bias**: Diskriminierende Klassifikation | HOCH | Unfaire Behandlung von Kunden |
| **Datenspeicherung**: Prompts länger als nötig | MITTEL | Unnötiger Datenbestand |
| **Profilbildung**: Nutzungsmuster analysiert | NIEDRIG | Aber möglich, wenn Logs nicht gelöscht |

## 4. Maßnahmen zur Risikominderung

- **Datenschutz-Anforderungen**: SSL/TLS Verschlüsslung bei Übertragung
- **Zugriffskontrolle**: Nur autorisierte Mitarbeiter können Prompts lesen
- **Audit Trail**: Wer hat welche Daten wann verarbeitet? → Prometheus + n8n Logs
- **Datenlöschung**: Prompts nach 3 Monaten automatisch löschen (Cron-Job)
- **Bias-Test**: Regelmäßig prüfen, ob Klassifikationen diskriminierend sind
- **Incident Response**: Plan für Datenbrechs vorhanden (siehe: Sicherheitsmaßnahmen)

## 5. Konsultation mit Datenschützer

Wurde durchgeführt: ☐ JA ☐ NEIN (empfohlen für Firmensysteme)

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# Technische & Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

## Zugriffskontrolle (Art. 32 Abs. 1 Buchst. b)

### Ollama
- [ ] Admin-Passwort für Open WebUI gesetzt (nicht leer)
- [ ] Nur autorisierte Nutzer haben Zugriff (kein öffentlich freigegebenes Interface)
- [ ] SSH-Zugriff zum Server: Nur mit Public Key (kein Passwort-Login)

### n8n
- [ ] Admin-Passwort gesetzt (nicht default)
- [ ] 2FA aktiviert (Settings → Security)
- [ ] Credentials nicht im Workflow-Text (geheime env vars verwenden)
- [ ] API-Keys rotiert mindestens jährlich

### Grafana
- [ ] Admin-Passwort geändert
- [ ] Public Dashboards deaktiviert (nicht anonym zugänglich)

## Verschlüsselung (Art. 32 Abs. 1 Buchst. b)

- [ ] HTTPS für alle Web-Interfaces (Reverse Proxy mit Let's Encrypt)
- [ ] PostgreSQL verschlüsselt (at-rest): Vollplattenverschlüsselung des Servers
- [ ] Daten in Transit: TLS 1.2+ (Nginx Config)
- [ ] Backups verschlüsselt (gpg, oder server-seitigen Encryption)

## Verfügbarkeit & Ausfallsicherheit (Art. 32 Abs. 1 Buchst. c)

- [ ] Regelmäßige Backups: Täglich (PostgreSQL, n8n Workflows, Ollama Models)
- [ ] Backup-Test durchgeführt: [Datum]
- [ ] Recovery Time Objective (RTO): 4 Stunden
- [ ] Recovery Point Objective (RPO): 1 Tag

## Integrität & Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 Buchst. b, c)

- [ ] System-Updates monatlich eingespielt
- [ ] Container-Images regelmäßig aktualisiert (wöchentlich)
- [ ] Monitoring aktiv (Grafana Alerts für kritische Fehler)
- [ ] Incident Response Plan vorhanden

## Protokollierung (Art. 32 Abs. 1 Buchst. g)

- [ ] Audit Logs aktiviert (n8n Executions, PostgreSQL)
- [ ] Logs mindestens 30 Tage aufbewahrt
- [ ] Privilegierte Zugriffe protokolliert (Admin-Aktionen)
- [ ] Logs sind manipulationssicher (Read-Only nach 1 Tag)

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# Auftragsverarbeiter & Subunternehmer

## Art. 28 DSGVO: Verträge mit Datenverarbeitern

### 1. Ollama Model Downloads (Hugging Face)

**Auftragsverarbeiter**: Hugging Face (huggingface.co)
**Daten**: Modell-Weights (keine Prompts!)
**Rechtsgrundlage**: Berechtigtes Interesse (Modell-Hosting)
**Vertrag**: Implizit durch Terms of Service

**Maßnahmen**:
- [ ] Hugging Face Terms gelesen
- [ ] Datentransfer hat rechtliche Basis
- [ ] Modelle sind public (Transparenz)

### 2. Email-Versand (Gmail / SMTP)

**Auftragsverarbeiter**: Google (falls Gmail) oder SMTP-Provider
**Daten**: Email-Inhalte, Empfängeradressen
**Rechtsgrundlage**: Vertragserfüllung (Kundenkommunikation)
**Vertrag**: Data Processing Addendum (DPA) vorhanden?

**Maßnahmen**:
- [ ] DPA abgeschlossen oder Standardklauseln (EU Standard Contractual Clauses)
- [ ] Only send necessary data (nicht die ganzen Prompts)
- [ ] Encryption in transit (STARTTLS)

### 3. Falls Ollama über API extern läuft

Falls du Ollama hosted bei Anbieter (z.B. Replicate, Together AI):

**Auftragsverarbeiter**: [Anbieter-Name]
**Daten**: Prompts, Responses
**Vertrag**: DPA vorhanden?

**Maßnahmen**:
- [ ] DPA unterzeichnet
- [ ] Standort der Server geprüft (EU/Safe Harbor?)
- [ ] Retention Policy gelesen (wie lange speichern die deine Daten?)

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# Löschkonzept

## Art. 17 DSGVO: Recht auf Löschung

### Automatische Löschung nach Retention Policy

| Datentyp | Speicherdauer | Lösch-Methode | Automatisiert |
|----------|---------------|---------------|---------------|
| Chat-Prompts | 3 Monate | Löschen aus Open WebUI DB | Ja (Cron Job) |
| n8n Execution Logs | 30 Tage | Löschen aus PostgreSQL | Ja (Built-in) |
| System Logs (Prometheus) | 7 Tage | TSDB Auto-Rotation | Ja |
| Backups | 14 Tage | Automatisches Löschen | Ja (find -mtime +14 -delete) |
| Email-Archive | 6 Monate | Manuell löschen | Nein (zu prüfen) |

### On-Demand Löschung (Antrag einer Person)

**Prozess**:
1. Person schreibt per Email: "Ich möchte meine Daten gelöscht haben"
2. Identitätscheck: IP bestätigen, Email bestätigen
3. SQL Query:
   ```sql
   DELETE FROM open_webui.chats WHERE user_id = '123' AND created_at < NOW() - INTERVAL '3 months';
   DELETE FROM n8n.workflow_statistics WHERE user_id = '123';

## Schritt 6: Datenschutzrichtlinie (Privacy Policy)

Wenn du dein System öffentlich bereitstellst (z.B. Chat für Kunden):

Datei: `dsgvo/privacy-policy-template.md`

```markdown
# Datenschutzerklärung

**Verantwortlicher**: [Dein Name], [Adresse], [Email]

## 1. Allgemeines

Wir verarbeiten deine Daten zur Bereitstellung unseres AI Chat Services. Diese Erklärung erklärt wie.

## 2. Welche Daten wir sammeln

- **Chat-Prompts**: Deine Texte, die du eingibst
- **Metadata**: IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-Info
- **Cookies**: Session-ID (nicht für Tracking)

## 3. Wie wir sie nutzen

- Chat-Service bereitstellen
- System verbessern (Fehleranalyse)
- Sicherheit (Spam-Detektion)

## 4. Speicherdauer

- Chat-Prompts: 3 Monate dann auto-löschen
- Logs: 7 Tage

## 5. Deine Rechte

- Auskunft: Welche Daten haben wir von dir? (Email an privacy@[domain])
- Berichtigung: Falsche Daten korrigieren
- Löschung: Daten löschen lassen
- Widerspruch: Nicht mehr kontaktiert werden

## 6. Kontakt

Datenschutzbeauftragte: [Email]

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# DSGVO Compliance Checkliste

## Dokumentation
- [ ] Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) erstellt
- [ ] DSFA (Datenschutz-Folgenabschätzung) durchgeführt
- [ ] TOMs (Technische Maßnahmen) dokumentiert
- [ ] Auftragsverarbeiter-Verträge überprüft
- [ ] Löschkonzept definiert

## Technische Maßnahmen
- [ ] SSL/TLS für alle Services
- [ ] Starke Passwörter für Admin-Accounts
- [ ] Backups testen (monatlich)
- [ ] Logs für mindestens 30 Tage
- [ ] Monitoring aktiv (Alerts bei Anomalien)

## Prozesse
- [ ] Datenlöschung automatisiert
- [ ] Incident Response Plan vorhanden
- [ ] Mitarbeiter geschult (Datenschutz Basics)
- [ ] Datenschutzbeauftragte bestellt (optional, aber empfohlen)

## Regelmäßig überprüfen
- [ ] Quartalsweise: Backups testen
- [ ] Halbjährlich: Zugriffslisten überprüfen
- [ ] Jährlich: DSFA aktualisieren
- [ ] Nach Updates: Security-Audit

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